domingo, 20 de noviembre de 2016

Bullet Journal: La estructura básica

Bullet Journal: la estructura básica (índice, registro a futuro, registro mensual, semanal y diario)

Hoy doy comienzo a la segunda entrega de mi serie sobre el Bullet journaling y con ella, comenzamos a poner nuestros cuadernos en funcionamiento. Hoy te cuento la estructura básica, propuesta por Ryder Carroll para el sistema, y te muestro cómo la estoy implementando yo en mi trabajo.

Esta estructura básica es la clave del BuJo, y aprenderás a hacer un registro tanto a futuro, como durante la jornada.

De primeras puede resultarte abrumador. No te preocupes, como todo, requiere acostumbrarse al nuevo sistema. Lo bueno de este método es que lo adaptas a tus necesidades, a lo que funciona para ti, y no tiene porqué ser igual a los demás, ni ser todos los días igual.

Te recomiendo leer la explicación del sistema básico, y algunas ideas que te propongo, y que pruebes, al menos, una o dos semanas. Según pasen los días, podrás darte cuenta de qué te funciona, qué te falta y cómo mejorarías el diseño. Y podrás ir mejorando el diseño de tu bullet journal conforme pasen los días.

¿Preparada?

El índice


Bullet Journal: la estructura básica índice de contenidos - Crea tu Bullet Journal con el Pegotiblog

Deja las primeras páginas (un par de ellas) en blanco, para crear tu índice. Puedes crearlo tú, como he hecho yo en mi cuaderno, o, si usas un cuaderno Leuchtturm, usar el índice que te viene ya creado.

El objetivo del índice es ser un resumen de todo lo que contiene tu libreta, una guía de referencia para encontrar las secciones o datos que necesites.

¿Cómo usarlo?


Cada vez que añadas una página a tu bullet journal, crea su referencia en el índice, poniendo el título de página y el número de página en que se encuentra.


Si un tema ocupa varias páginas, puedes referirlas como un conjunto, por ejemplo, "páginas 6-12".

O si tienes varias páginas, no consecutivas, también. Por ejemplo: "Registro mensual: página 6, 24, 56, 70"


¿Qué añadir al índice?


Respuesta corta: lo que tú consideres (recuerda, este sistema es para que lo adaptes a lo que tú realmente necesitas).
Puedes considerar anotar todas y cada una de las páginas, colecciones, registros diarios que hagas, si así te sirve y es útil. O puedes elegir añadir sólo aquellas que más veces tengas que buscar en el futuro. 

Algún consejo extra:


  • ¿Tienes algún proyecto a largo plazo, o muy complejo, que registrar? Quizás usar un índice dedicado en exclusiva a ese proyecto te resulte útil, para organizarte. 
  • Usa códigos de color para crear categorías, y tener una clasificación visual y rápida. 
  • Yo he dividido mi índice en dos columnas. En una de ellas, llevo el registro mensual / semanal / diario. La segunda columna lo uso para colecciones o proyectos que tienen una sección específica. 

El registro a futuro


Bullet Journal: la estructura básica future log, registro a futuro - Crea tu Bullet Journal con el Pegotiblog
Estas deberían ser las primeras páginas de tu bullet journal, las que sirven de contenedor para recoger todos los eventos a planificar de cara a futuro (citas, cumpleaños, exámenes, entregas, reuniones...), los que vendrán en los próximos meses.

¿Cómo usarlo?


La elección de los meses a registrar por página, dependerán de tus necesidades. Yo he decidido usar 2 meses por página (o 4 meses si son páginas enfrentadas), dado que es para temas de trabajo y por experiencia sé que necesito espacio.

Añade aquellos eventos o citas que vayan surgiendo para los siguientes meses, sin preocuparte de pasarlos a tu plan mensual / semanal todavía.

Todos los meses, cuando dediques un día a organizar el siguiente mes (migrar, hablaremos de esto más adelante), revisa este apartado para ver qué actividades tienes que tener en cuenta.

¿Qué añadir al índice?

Eventos, citas, que ya tienen fecha en el futuro, cumpleaños, fiestas o aquellas tareas que quieres sacar en algún momento.

En mi caso, lo estoy usando principalmente para registrar los eventos, clases y reuniones que tenemos que preparar en la empresa, y que luego paso a mi calendario mensual. 

Algún consejo extra:


  • Usa tus símbolos (signifiers) en las anotaciones, para ayudarte a clarificarte (marca las acciones completadas, las migradas a otro mes, las canceladas, las urgentes...).
  • Hay otros métodos como el calendex, el método Alastair, que sirven para planificar a futuro. Al final se trata de usar el que te funciona.

El registro mensual


Bullet Journal: la estructura básica registro mensual, monthly log - Crea tu Bullet Journal con el Pegotiblog
Parecido al registro a futuro, pero centrado en un único mes. Ahora es el momento de poner en tu calendario aquellos eventos que ya has registrado en el registro a futuro, y las tareas y temas que quieres ir sacando durante este mes.


¿Cómo usarlo?


El sistema clásico es usar dos páginas enfrentadas: la izquierda con los días del mes, donde anotarás los eventos, y la derecha con la lista de tareas para ese mes. Recuerda que no hay que escribir mucho, sé concisa a la hora de anotar tus tareas.

Todos los días dedica un minuto a revisar tu lista de tareas para ese mes, y valorar si puedes asignar alguna de esas tareas a la semana/ día en que estás. O para actualizar la lista con nuevas tareas.

Si por ejemplo, durante el mes, surgen tareas que sabes que no vas a realizar ahora, si no en las ´rpóximas semanas o meses, anótalas en la parte de "tareas" y mígralas cuando acabe el mes.


¿Qué añadir ?


Registra en este apartado los eventos, citas y tareas de cada mes.
A parte de los eventos que están por venir (los que ya tienes planificados), también puedes registrar los que han ocurrido cada día (es decir, una vez han ocurrido, como una especie de resumen).


Algún consejo extra:


  • Puedes indicar el día de la semana que es, si eso te ayuda, al lado de cada número, o incluso dividir visualmente las semanas. 
  • Cuando las tareas tienen fecha de entrega o caducidad, puedes indicar al lado de la tarea, el día. 
  • Planifica el mes unos días (uno o dos) antes de acabar el anterior, no antes. Dado que luego puedes usar registros semanales o diarios, no sabes cuánto espacio necesitarás en el cuaderno, antes de seguir escribiendo. 
  • Si necesitas mucho espacio para cada jornada, puedes crear separadores en el calendario, además de por días, por bloques de tiempo (mañana, tarde, noche). 
  • ¿Tienes algún hábito o tarea periódica que registrar? Puedes añadir un tracker también al diseño de tu página.


El registro semanal


Bullet Journal: la estructura básica registro semanal, weekly log layout - Crea tu Bullet Journal con el Pegotiblog

El registro semanal funciona igual que el mensual, pero lógicamente, con un espacio de tiempo menor. A mí, personalmente, me gusta usar este registro porque me organizo mejor pensando en el conjunto de la semana. Si buceas por Pinterest o grupos sobre BuJo, verás que hay multitud de formas de organizar el registro semanal, cada cual adaptado a las necesidades de su autor/a.

No pertenece al sistema original del bullet journal, pero para mi forma de planificarme, es básico, así que te lo añado al listado y muestro ;)

¿Cómo usarlo?


Lo primero es tener la semana vista (es decir, que aparezcan los 7 días de la semana) con el espacio que necesites, según tus necesidades siempre, para anotar tareas. También puedes añadir un espacio para tareas que tienen que hacerse esa semana, pero sin una fecha concreta (no son un evento, si no una tarea).

A partir de ahí, imaginación y añade lo que mejor te resulte (registro de hábitos, de gastos, menús, ejercicio...)

Algún consejo extra:


  • En mi caso, he decidido probar un diseño con mucho espacio para notas, pues normalmente tengo que atender a clientes o necesito tomar notas de proyectos que están en marcha, que luego se pasarán como tareas o acciones.
  • Además he decidido añadir un registro de las actividades en redes sociales, como tracker


El registro diario

Quizá la segunda parte más importante del bullet journaling, a parte del aprender a registrar a futuro. El registro diario consiste, como has adivinado, el llevar una especie de diario de todo lo acontecido en el día (siempre de forma resumida, mediante bullets) y las tareas a realizar esa jornada. Puede ser todo lo simple que desees, o más decorado y completo, según te sientas cómoda.

Ejemplos de registro diario de Nunusite y Kazu

¿Cómo usarlo?


Para empezar los registros diarios, coge una página nueva. Anota la fecha del día. Puedes comenzar por apuntar todas las tareas que deben salir hoy, obligatoriamente. Durante toda la jornada, esta página será tu referencia. En ella podrás apuntar las nuevas tareas que vayan surgiendo, notas que tengas que tomar, ideas, datos curiosos... todo. Siempre, por supuesto, en forma de puntos (o bullets) para conservar la idea de ser concisa, breve y directa.

A lo largo de la jornada podrás recurrir a esta hoja para ver qué has hecho, qué está pendiente de hacer.

Si llenas la página, puedes continuar en la siguiente. Y si al terminar la jornada, te queda página todavía por usar, no te preocupes: úsala para empezar a anotar el día siguiente. ¡Es lo bueno de BuJo! Aprovechas las hojas al máximo.

¿Qué añadir ?


Dado que el bullet journal que te estoy mostrando es para mi trabajo, yo comienzo la jornada laboral haciendo un repaso de las tareas que deben salir hoy, sin falta. Las añado al registro diario como tareas, y las desarrollo paso a paso, para tener claro todos los puntos que debo cubrir o realizar.

Según va avanzando la jornada, voy anotando información que recibo o que necesitaré más adelante, como "notas", o nuevas tareas que vayan llegando pero que no realizaré hoy. Normalmente no decoro estas hojas, las dejo lo más básicas y centradas en la tarea posibles. Pero si veo una cita o frase que me ha gustado, por ejemplo, lo añado.

Si hay algún hito o evento que destacar, a lo largo del día, también lo añado.

Si estás realizando un registro personal, puedes añadir lo que consideres útil para tu día a día. Por ejemplo, puedes tomar nota de lo que comes, la cantidad de agua que bebes, el ejercicio que haces. Si estás estudiando, puedes anotar o planificar tus clases y tardes de estudio. Si tienes hijos, sus tareas, actividades. O el mantenimiento de tu casa. Llamadas o correos por contestar. Ideas para tu próxima entrada de blog. O incluso dejar un espacio para que hagas una especie de cuaderno de gratitud (gratitude journal) y anotes algo por lo que estás agradecida (ya sabes, para llenarte de buenos pensamientos). Todo vale. T-O-D-O.

Algún consejo extra:


  • En ningún caso diseñes o planifiques los días con antelación, pues no sabrás cuánto espacio necesitas. Para eso recurre a los registros mensuales o semanales.
  • Sé realista con las tareas que puedes realizar a lo largo del día. No consiste en llenar el día de tareas, y que luego no puedas realizarlas todas, y tengas que estar pasándolas de un día a otro. A veces es inevitable, pero pararte 5 minutos antes de comenzar, para pensar de forma realista en el tiempo que tienes, y el tiempo que puedes dedicar a ellas, es más adecuado. 
  • Al final de la jornada, anoto las tareas que están incompletas, bien en el registro semanal, bien en el mensual, según sea necesario... o las paso a la jornada siguiente, si son para realizar en las siguiente 24 horas.


Como verás, yo estoy empezando un cuaderno nuevo, y por eso he comenzado por enero de 2017 (además, me quedan algunas hojas libres en el que tengo de 2016, y quiero aprovecharlas para diciembre). Pero si tú quieres comenzar a diseñarlo ya, ¡que nada te frene!


Hasta aquí, el repaso a las principales páginas del bullet journal. En la siguiente entrada te hablaré sobre cómo migrar tareas. Mientras tanto, cuéntame en comentarios cómo va tu experiencia, qué páginas has decidido empezar a usar.



Bullet journal Series: 1. Las bases | 2. La estructura básica |3. Las colecciones | 4. En el trabajo | 5. Listas de tareas productivas |

2 comentarios:

  1. Voy con mucho retraso en lecturas y la aplicación práctica aún no la he empezado.
    Besos!!!

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    1. Bueno, lo que me gusta de este sistema es que lo puedes comenzar CUALQUIER día. Da igual si es el 1 de enero, o el 4 de junio... es 100% adaptado a ti. Así que sin prisas. Léetelo cuando puedas, y empieza a ponerlo en marcha cuando creas adecuado, claro!

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